Il carico di lavoro per la gestione dei progetti in azienda (il termine anglosassone diffuso per indicare la “gestione dei progetti” è project management), senza pianificazione e organizzazione potrà sembrare a chiunque un lavoro insormontabile.
Ciò accade spesso, in aziende in cui vige una scarsa cultura organizzativa. Per questo abbiamo voluto dedicare un articolo di blog per cercare di sondare le modalità più efficaci di gestione dei progetti in azienda.
Gestione progetti: le 5 fasi da seguire per un risultato di successo
Molto spesso, la gestione dei progetti in azienda si sviluppa in 5 fasi.
Prima fase: avvio del progetto
La prima, è una fase di valutazione dell’idea di progetto. Di solito, durante la fase di avvio del progetto il team coinvolto si riunisce in un incontro denominato Kick-Off Meeting il cui obiettivo, appunto, è quello di riunire gli attori coinvolti per valutare gli aspetti principali del progetto.
In particolare, assiema al team ci si domanderà se il progetto rispecchia il core business della azienda e se il team ha le competenze per realizzarlo. Inoltre, dopo aver terminato la riunione, si procederà alla redazione e approvazione della scheda di progetto.
Seconda fase: la pianificazione del progetto
Una volta che il progetto è stato avviato, occorre pianificare le attività che consentono la sua realizzazione concreta. Nel dettaglio, si dovrà procedere per step:
– definizione di un piano di costi dettagliato che riporti i costi e le previsioni di guadagno;
– organizzazione di tutte le risorse coinvolte elaborazione di una strategia ad hoc assegnando i ruoli ad ogni risorsa coinvolta nel progetto. Inoltre, il piano strategico dovrà tenere conto dei rischi connessi allo scenario economico e ai competitor, identificando le azioni da intraprendere per risolverli o, quanto meno, per evitarli;
– coordinazione degli stakeholder. Il piano di comunicazione svolge un ruolo fondamentale, affinché tutti i protagonisti del progetto risultino informati in modo chiaro.
Terza fase: esecuzione
Per esecuzione del progetto si intendono una serie di attività coordinate che consentono la realizzazione di quanto pianificato. Nel corso dell’esecuzione del progetto, le risorse umane coinvolte hanno il compito di dedicarsi ai compiti a loro assegnati e portarli a termine.
Di fondamentale importante, in questa fase sono i team meeting che, si presume, avvengano in maniera regolare per confrontarsi su obiettivi, problematiche o qualsiasi aspetto che riguarda il lato esecutivo del progetto.
Il manager, nella fase esecutiva, ha il compito di misurare le performance di ogni singola attività e intervenire qualora fosse necessario per ottimizzare i livelli di produttività o risolvere eventuali problematiche riscontrare.
Quarta fase: monitoraggio
La fase del monitoraggio del progetto è importantissima. Domandarsi se si necessita di attività correttive è impressionabile per l’ottima risuscita di un progetto. La tempestiva attuazione delle modifiche permette di fronteggiare al meglio eventi inaspettati.
Quinta fase: la chiusura del progetto
Nella fase conclusiva, bisognerà procedere alla consegna definitiva del progetto e il rilascio effettivo delle risorse del progetto.
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